Securing lubrication maintenance is a key component of Preventive Maintenance (PM). It also reduces the risk of operational disruptions and unplanned stoppages. And when people, machines and production resources work together optimally, quality and productivity increase.

A shortcut to good order
One shortcut to good lubrication maintenance is the 5S method originally developed by Toyota.

• 5S is based on five phases, all of which focus on ensuring good order in the workplace: Sort, Set in Order, Shine, Standardize and Sustain.
• 5S raises lubrication to new levels and ensures a working PM system. .
• 5S can be used as a practical checklist focusing on everyday maintenance issues, where your lubricant supplier can also provide support and make sure that the proper procedures are in place.

1. SORT – provides clarity and frees up space
A workplace usually has many different lubricants. Conduct a full review and get rid of any unnecessary ones. Ask your lubricant supplier for help. Sorting provides clarity and frees up space. This makes handling easier, saves time, and reduces the risk of mistakes and incorrect mixtures. There’s also money to be saved. An uncontrolled range of products is more expensive to administer, stock and handle generally.

Sort by…

• getting rid of products that are no longer used
• getting rid of products in the existing range that do roughly the same thing
• getting rid of lubrication equipment that is damaged or not up to scratch for some other reason

2. SET IN ORDER – the right thing in the right place
Focus on good order. Anything that’s necessary should be easily accessible and have a set place. The right thing in the right place makes handling cleaner and more reliable. It also makes sure that maintenance is not person-dependent, since it makes it easy for everyone to do the right thing. Cleaner handling of lubricants keeps dirt and wear particles away from the machinery. It reduces the risk of operational disruptions.

Set in Order by…

• having a dedicated lubricant store
• labelling equipment and products so that everyone knows what’s what
• giving each type of grease its own sprayer and each oil its own can
• making sure that oil refill containers are sealed to keep dust and dirt out

3. SHINE – nice and clean
No maintenance work can succeed without cleaning. Keeping a nice, clean workplace increases well-being and ensures a safer working environment. Also, a clean, tidy store contains no contaminated lubricants, which can increase wear and lead to machine disruptions.

Shine by…

• preventing spillage using absorption materials and oil collectors
• cleaning around lubrication points and in the oil store
• cleaning and tidying a little every day, and doing a main clean once a week
• setting a standard and making sure it’s on the checklist

4. STANDARDIZE – supporting procedures
Standardize procedures and decide where, when and how things should be done. Also ask your lubricant supplier for help in producing well-documented supporting procedures. This makes sure that nothing is forgotten, and that important tasks are carried out correctly. It also establishes a historical record of what has been done. This makes life easier in the event of sudden problems, but also in work on continuous improvements.

Standardize by…

• making a to-do list for support and continuity, e.g. in oil changes, analyses, machine care and cleaning
• having control procedures to assure work on labelling, cleaning and good order
• including the measures in lists/standards in maintenance systems or in Excel so they are easy to find, follow and update 

5. SUSTAIN – follow up and improve
Last but not least, it is important to sustain work on Sort, Set in Order, Shine and Standardize to make sure it is up to scratch. Follow-up is important since it also lays the foundation for new, gradual improvements to 5S work.

Sustain by…

• drawing up checklists for all 5S work, ensuring that good order is maintained and can be gradually improved
• carrying out regular audits/inspection patrols, and recording them with text and images
• making sure that the follow-up results are concrete and discussed with everyone who works with lubrication maintenance
• motivating those who work with 5S, and emphasising that each individual is vital in assuring a good end result
• highlighting the benefits, and the fact that systematic maintenance leads to a cleaner, safer, more efficient workplace

For further information about 5S and Preventive Maintenance, please contact us.

Att säkra smörjunderhållet är en förutsättning för ett fungerande Förebyggande Underhåll (FU). Risken för driftstörningar och oplanerade stopp minskar samtidigt som produktiviteten och kvaliteten ökar när maskiner, medarbetare och produktionsresurser fungerar ihop på ett optimalt sätt.

Genväg till ordning och reda
En genväg till bra smörjunderhåll är metoden 5S som ursprungligen utvecklats av Toyota.

• 5S bygger på fem begrepp som alla tar sikte på ordning och reda på arbetsplatsen – Sortera, Systematisera, Städa, Standardisera och Säkerställa.
• 5S lyfter smörjningen till nya nivåer och säkerställer ett fungerande Förebyggande Underhåll (FU).
• 5S går att använda som praktisk checklista med fokus på vardagsnära underhållsfrågor, där också din smörjmedelsleverantör kan stötta och se till att rätt rutiner kommer på plats.

1. SORTERA – ger överblick och utrymme
Det brukar finnas många smörjmedel på en arbetsplats. Gör en översyn och sortera bort de onödiga. Ta hjälp av din smörjmedelsleverantör. Sorteringen ger överblick och utrymme. Hanteringen blir enklare, sparar tid och risken för misstag och felblandningar minskar. Dessutom finns det pengar att spara. En vildvuxen produktflora är dyrare att administrera, förrådshålla och hantera i största allmänhet.

Sortera bort…

• produkter som inte längre används
• produkter i befintligt sortimentet som gör ungefär samma sak
• smörjutrustning som är skadad eller inte håller måttet av andra skäl 

2. SYSTEMATISERA – rätt sak på rätt plats
Satsa på ordning och reda. Det som är nödvändigt ska vara lättillgängligt och ha en given plats. Rätt sak på rätt plats gör hanteringen säkrare och renare. Underhållet blir heller inte personberoende eftersom det är lätt för alla att göra rätt. En renare hantering av smörjmedlen håller smuts och slitagepartiklar borta från maskinerna. Det minskar risken för driftstörningar.

Systematisera genom att…

• ha ett dedikerat smörjmedelsförråd
• märka upp utrustning och produkter så alla vet vad som är vad
• låta varje fettsort ha en egen spruta och varje olja en egen kanna
• ha slutna påfyllningskärl för oljor som håller damm och smuts borta. 

3. STÄDA – rent och snyggt
Inget underhållsarbete blir bra utan städning. När det är rent och snyggt på arbetsplatsen ökar trivseln och arbetsmiljön blir säkrare. I ett rent och välstädat förråd finns det heller inga förorenade smörjmedel som kan öka slitaget och ge driftstörningar i maskinerna.

Städa genom att…

• förebygga spill med hjälp av absorbtionsmaterial och oljeuppsamlare
• rengöra vid smörjställen och i oljeförråd
• städa lite varje dag och gör större rengöringar varje vecka
• sätta en standard och se till att den finns med på checklistan.

4. STANDARDISERA – stöttande rutiner
Standardisera rutinerna och bestäm var, när och hur saker och ting ska göras. Ta även här hjälp av din smörjmedelsleverantör för att ta fram stöttande och väl dokumenterande rutiner. De säkrar att inget glöms bort och det som är viktigt görs på rätt sätt. Samtidigt skapas en historik kring genomförda insatser. Den underlättar om det plötsligt dyker upp problem, men också i arbetet med stegvisa förbättringar.

Standardisera genom att…

• skapa att-göra-listor för stöd och kontinuitet – t ex kring oljebyten, analyser, maskinvård och rengöring
• ha kontrollrutiner så arbetet med märkning, rengöring, ordning och reda säkras
• samla åtgärderna i listor/standarder i UH-system eller via Excel så de är enkla att hitta, följa och uppdatera. 

5. SÄKERSTÄLLA – följ upp och förbättra
Sist men inte minst gäller det att säkra att arbetet med att Sortera, Systematisera, Städa och Standardisera håller måttet. Uppföljningen är betydelsefull eftersom den samtidigt lägger grunden för nya, stegvisa förbättringar av 5S-arbetet.

Säkerställ genom att…

• ta fram checklistor för hela 5S-arbetet så att ordningen hålls och kan förbättras steg för steg
• göra återkommande revisioner/ronderingar som dokumenteras i text och bild
• uppföljningsresultaten är konkreta och diskuteras med alla som arbetar med smörjunderhåll
• motivera dem som arbetar med 5S och betona att var och en är viktig för att slutresultatet ska bli bra
• lyfta fram fördelarna och att systematiskt underhållsarbete ger effektivare, renare och säkrare arbetsplatser.

Vill du veta mer om 5S och ett säkert smörjunderhåll?
Kontakta oss så hjälper vi dig att komma igång.